Правила проведения деловых совещаний

• ПОЛЯКОВА Янина Николаевнакандидат психологических наук, ведущий научный сотрудник НИЦ-2 ФКУ НИИ ФСИН России, г. Москва, Российская Федерация, доцент кафедры уголовного права и криминологии Ростовского института (филиал) ВГУЮ (РПА Минюста России)ynpolyakova@yandex.ru

В статье речь идет о деловом совещании, его стиле и принципах, рассматриваются вопросы обсуждения организации деятельности, обязательные требования, позволяющие сделать деловые совещания действенным инструментом создания команды единомышленников.

Ключевые слова: деловое совещание, стиль делового общения

Деловое совещание – это обсуждение вопросов организации деятельности, проводимое первым лицом или заменяющим его специалистом. К обязательным требованиям, позволяющим сделать деловые совещания действенным инструментом создания команды единомышленников, относятся: регулярность проведения; сочетание обсуждения стратегических и оперативных вопросов; урегулирование на совещаниях вопросов корпоративных отношений; руководителю следует помнить, что совещание оказывает огромное влияние на его имидж и стиль деловых отношений.

Руководителям и специалистам, готовящим совещание, необходимо руководствоваться общими принципами организации такого рода мероприятий (конференций, приемов, встреч). Особенность подготовки внутреннего совещания – общение коллег по общим для всего коллектива проблемам – это часть корпоративной культуры, поэтому, перед началом подготовки даже короткой оперативки стоит ответить на вопросы: нужно ли проводить данное совещание; кто входит в круг лиц, без которых данное мероприятие будет невозможным; какие вопросы внести в повестку дня; нужен ли доклад руководителя, и с какими подразделениями или отдельными специалистами нужно проконсультироваться при его подготовке.

Несколько почти очевидных рекомендаций, нарушение которых встречается почти всегда: в случае отступления кого-либо из участников от норм протокола, в жесткой, но корректной форме призовите к порядку; в столь же корректной форме требуйте соблюдения регламента; спикер вправе и поддержать выступающего, если последний волнуется, а выступление заинтересовало собравшихся.

- ТЕОРИЯ УПРАВЛЕНИЯ -

Стиль делового общения – это система средств, приемов, механизмов, способов воздействия для достижения положительных результатов коммуникации, элементами которого являются: комплексность всех мероприятий; знание возможностей коллег; совещание лучше проводить не в кабинете руководителя (лучше всего, за круглым столом, чтобы подчеркнуть равенство участников); ведущим может быть специально подготовленный спикер, а не руководитель; руководитель должен переключить на секретаря все телефоны, не общаться с лицами, не участвующими в совещании; совещание лучше проводить в дискуссионном ключе, но если проблема неординарна, возможно применение «мозгового штурма»; неизбежные дискуссии не должны превращаться в столкновение принципов или амбиций и, тем паче, переходить «на личности», при этом, следует уважать право на несогласие и меньшинства, и отдельного человека (кроме весьма небольшого числа случаев, в которых выполнение однозначного решения руководителя действительно необходимо).

Грамотный стиль деятельности руководителя особенно необходим при общении с партнерами. Во внешнем деловом общении выделяют следующие этапы (стадии): установление контакта; ознакомление; принятие решения; окончание контакта.

Начало общения и знакомство, если проходит первая встреча деловых партнеров, предполагают соблюдение ряда правил, диктуемых элементарной вежливостью, но имеющих некоторую специфику, поскольку руководитель – это лицо учреждения. После приветствия и представления необходимо сделать краткую паузу – дать партнеру возможность включиться в общение.

Можно без детализации назвать проблемы предстоящих переговоров. Если переговоры проходят в Вашем офисе, то не забывайте об обязанностях хозяина. В ходе переговоров можно предложить кофе, минеральную воду и тому подобное, по окончании – фуршет. Вовсе не нужна излишняя роскошь. Она, вполне вероятно, вызовет подозрения, что Вы стремитесь «пустить пыль в глаза». Помещение для переговоров должно быть подготовлено в техническом отношении. На столах должны лежать блокноты и ручки, папки с символикой Вашей организации. Собственно переговорный процесс должен отвечать общим принципам равноправной и демократичной, но формальной, деловой, институциализированной, (в значительной мере официальной) коммуникации: умение маневрировать ресурсами (финансовыми, материальными, временем); грамотное распределение и перераспределение обязанностей, прав и полномочий, ответственности между партнерами.

Основные виды делового стиля: авторитарный, к характеристикам которого относятся поддержание дистанции, подчеркивание превосходства; демократичный, предусматривающий равноправие участников; проблемно-целевой, которые предусматривает определение характера общения ситуацией.

Авторитаризм нежелателен (хотя и часто встречается) в общении «начальник-подчиненный». Демократичный стиль иногда порождает «обратную» проблему: неформализация общения не всегда желательна. Проблемно-целевой подход, сосредоточенность на проблеме и путях ее решения требует высокой квалификации, причем как профессиональной, так и коммуникативной, участников переговоров.

Список литературы

1. Вилкова А. В., Полякова Я. Н. Коллективность и комплексность в науке / Международный научный вестник. 2025. № 10. С. 325-328.
2. Гузеев М. С., Кулакова С. В., Вилкова А. В. База данных тестовых заданий к авторскому курсу лекций «Роль и место современных СМИ и социальных медиа в развитии уголовно-исполнительной системы Российской Федерации. Свидетельство о регистрации базы данных RU 2022622073. 17.08. 2022. Заявка № 2022621591 от 01.07.2022.
3. Вилкова А. В. Духовно-нравственные ценности несовершеннолетних осужденных и особенности социально-образовательной среды / А. В. Вилкова // В сборнике: педагогика и современное образование. Материалы Всероссийской научно-практической конференции аспирантов, соискателей, докторантов, научных руководителей, молодых ученых, специализирующихся в области образования. Сер. «Библиотека аспиранта» Санкт-Петербург.2022. С. 32-36.
4. Смородинскова И. А. Основные функции деловой беседы / А. В. Вилкова, И. А. Смородинскова, В. Ю. Бунтина // В сборнике: Научные труды ФКУ НИИ ФСИН России. Научно-практическое ежеквартальное издание. Москва, 2021. С. 115-122.
5. Ковалев О. Г. Криминогенная ситуация в сфере коррупционной преступности, ее детерминанты / А. В. Вилкова, О. Г. Ковалев, А. Ю. Гапонов // Тенденции развития науки и образования. 2021. № 76-4. С. 34-36.
6. Литвишков В. М. Стороны делового общения / А. В. Вилкова, В. М. Литвишков // В сборнике: Научные труды ФКУ НИИ ФСИН России. Научно-практическое ежеквартальное издание. Москва. 2020. С. 131-144.
7. Фадеева С. А. Делинкветное поведение как разновидность отклоняющегося поведения / А. В. Вилкова, С. А. Фадеева // В сборнике: Науч- ные труды ФКУ НИИ ФСИН России. Научно-практическое ежеквартальное издание. Москва, 2019. С. 66-68.
8. Вилкова А. В. Психолоrо-педагоrическое изучение и социально-психологическая характеристика личности несовершеннолетних осужденных. Москва.2018.
9. Вилкова А. В., Полякова Я. Н. Социально-педагогическая запущенность несовершеннолетних осужденных / В сборнике: Уголовно-исполнительная система: законодательство, теория и практика. Материалы Всероссийской научно-практической конференции с международным участием, посвященной памяти российского ученого-пенитенциариста заслуженного юриста Российской Федерации доктора юридических наук, профессора О. В. Филимонова. В 2-х частях. Самара, 2025. С. 87-93. Сборник статей круглого стола. Тверь, 2025. С. 93-96.
10. Вилкова А. В., Тищенко Ю. Ю. Социально-педагогическая запущенность и делинквентность несовершеннолетних // В сборнике: Уголовно-исполнительная система: история и современность. Сборник материалов Межвузовской научно-практической конференции с международным участием. Псков. 2025. С. 65-68.
11. Мудрецы России под ред. Сапунов В. Б., Ермилова М. В., Колесов В. И. (2-е издание). Санкт-Петербург, 2023.
12. Траектория развития субъектов образовательного процесса. Материалы II Международной научно-практической конференции. Воронеж. 2024.

Скачать