Правила проведения деловых совещаний

Деловое совещание – это обсуждение вопросов организации деятельности, проводимое первым лицом или заменяющим его специалистом. К обязательным требованиям, позволяющим сделать деловые совещания действенным инструментом создания команды единомышленников, относятся: регулярность проведения; сочетание обсуждения стратегических и оперативных вопросов; урегулирование на совещаниях вопросов корпоративных отношений; руководителю следует помнить, что совещание оказывает огромное влияние на его имидж и стиль деловых отношений.

Руководителям и специалистам, готовящим совещание, необходимо руководствоваться общими принципами организации такого рода мероприятий (конференций, приемов, встреч). Особенность подготовки внутреннего совещания – общение коллег по общим для всего коллектива проблемам – это часть корпоративной культуры, поэтому, перед началом подготовки даже короткой оперативки стоит ответить на вопросы: нужно ли проводить данное совещание; кто входит в круг лиц, без которых данное мероприятие будет невозможным; какие вопросы внести в повестку дня; нужен ли доклад руководителя, и с какими подразделениями или отдельными специалистами нужно проконсультироваться при его подготовке.

Несколько почти очевидных рекомендаций, нарушение которых встречается почти всегда: в случае отступления кого-либо из участников от норм протокола, в жесткой, но корректной форме призовите к порядку; в столь же корректной форме требуйте соблюдения регламента; спикер вправе и поддержать выступающего, если последний волнуется, а выступление заинтересовало собравшихся.

Стиль делового общения – это система средств, приемов, механизмов, способов воздействия для достижения положительных результатов коммуникации, элементами которого являются: комплексность всех мероприятий; знание возможностей коллег; совещание лучше проводить не в кабинете руководителя (лучше всего, за круглым столом, чтобы подчеркнуть равенство участников); ведущим может быть специально подготовленный спикер, а не руководитель; руководитель должен переключить на секретаря все телефоны, не общаться с лицами, не участвующими в совещании; совещание лучше проводить в дискуссионном ключе, но если проблема неординарна, возможно применение «мозгового штурма»; неизбежные дискуссии не должны превращаться в столкновение принципов или амбиций и, тем паче, переходить «на личности», при этом, следует уважать право на несогласие и меньшинства, и отдельного человека (кроме весьма небольшого числа случаев, в которых выполнение однозначного решения руководителя действительно необходимо).

Грамотный стиль деятельности руководителя особенно необходим при общении с партнерами. Во внешнем деловом общении выделяют следующие этапы (стадии): установление контакта; ознакомление; принятие решения; окончание контакта.

Начало общения и знакомство, если проходит первая встреча деловых партнеров, предполагают соблюдение ряда правил, диктуемых элементарной вежливостью, но имеющих некоторую специфику, поскольку руководитель – это лицо учреждения. После приветствия и представления необходимо сделать краткую паузу – дать партнеру возможность включиться в общение.

Можно без детализации назвать проблемы предстоящих переговоров. Если переговоры проходят в Вашем офисе, то не забывайте об обязанностях хозяина. В ходе переговоров можно предложить кофе, минеральную воду и тому подобное, по окончании – фуршет. Вовсе не нужна излишняя роскошь. Она, вполне вероятно, вызовет подозрения, что Вы стремитесь «пустить пыль в глаза». Помещение для переговоров должно быть подготовлено в техническом отношении. На столах должны лежать блокноты и ручки, папки с символикой Вашей организации. Собственно переговорный процесс должен отвечать общим принципам равноправной и демократичной, но формальной, деловой, институциализированной, (в значительной мере официальной) коммуникации: умение маневрировать ресурсами (финансовыми, материальными, временем); грамотное распределение и перераспределение обязанностей, прав и полномочий, ответственности между партнерами.

Основные виды делового стиля: авторитарный, к характеристикам которого относятся поддержание дистанции, подчеркивание превосходства; демократичный, предусматривающий равноправие участников; проблемно-целевой, которые предусматривает определение характера общения ситуацией.

Авторитаризм нежелателен (хотя и часто встречается) в общении «начальник-подчиненный». Демократичный стиль иногда порождает «обратную» проблему: неформализация общения не всегда желательна. Проблемно-целевой подход, сосредоточенность на проблеме и путях ее решения требует высокой квалификации, причем как профессиональной, так и коммуникативной, участников переговоров.